Herramientas digitales para abogados y procuradores. Primera parte

El mundo de la tecnología y de la abogacía son en muchas ocasiones bastante lejanos, los fanáticos de la tecnología huyen de cualquier cosa que huela a derecho y en muchos casos los abogados somos los últimos en adoptar los usos digitales que se imponen en la sociedad. En el caso de los profesionales del derecho se explica por ser una profesión muy apegada a la tradición, las costumbres, la solemnidad en la redacción de documentos y el papel.

No obstante, la profesión de abogado o procurador,  es una actividad que muchos casos se ejerce en solitario, la mayor parte del tiempo fuera del despacho y evitando en lo posible grandes gastos, a día de hoy no hay nada mejor para ser más productivo, atender al cliente desde cualquier lugar y a coste cero o con poca inversión, que las herramientas que nos brindan las nuevas tecnologías. Además en muchos casos no se trata solo de ser más eficaz, si no de ofrecer valor añadido a tus clientes, facilitarles la vida y diferenciarte de la competencia.

A lo largo de este artículo, que voy a dividir en dos partes, dada la cantidad de soluciones digitales que hay hoy en día, voy a desgranar un par de elementos que harán del día a día de cualquier profesional del derecho algo mucho más sencillo, eficaz y productivo (Muchas de estas soluciones pueden servir para otras profesiones freelance o de perfil semejante a abogado, como procurador, psicólogo, arquitecto, ingeniero, comercial o incluso emprendedores en el inicio de su proyecto)

Lo primero son las comunicaciones con el cliente, que es la parte en la creo que los profesionales del derecho estamos más avanzados. Pasando por encima de las más evidentes, como mensajería instantánea por todos conocida como whatsapp, que por cierto podemos usar desde el ordenador en este enlace, whatsapp ,  más fácil para escribir y como herramienta de comunicación mientras estamos delante de nuestro pc, tenemos plataformas de correo electrónico gratuitas también conocidas, como gmail, que viene acompañado de multitud de herramientas gratuitas que explicaré más adelante, outlook de microsoft , el correo de yahoo, el correo propio del colegio de profesional… Todas de sobra conocidas por los profesionales del derecho y que creo que no merece la pena entrar, salvo especificar que contar con un correo con nuestro propio dominio, por ejemplo mi correo abogado@raulmediavilla.com, es mucho más profesional a ojos de los clientes y nos va a dar mejor imagen, que un correo genérico como raulmediavilla@gmail.com. ¿ Que como consigo mi propio dominio para mi correo? Eso lo explicaré más adelante cuando hable de la creación de nuestra página web y por extensión de nuestro dominio.

Pero con ánimo de ir un poco más allá aquí propongo 2 programas que nos permiten mantener videoconferencias con otras personas y que como todas las herramientas que voy a enumerar en este artículo son gratuitas. La primera es la más conocida, como skype, de microsoft, que nos permite además de mantener conversaciones cara a cara, explicar el contenido de nuestra pantalla, que se reproducirá en la pantalla de nuestro interlocutor , muy util para enseñar a manejar aplicaciones o explicar el contenido de un documento. Otra aplicación de este estilo, tambien gratuita es la de google, llamada Hangs out, que trabaja a la perfección con el gmail y que nos sirve para mantener videoconferencias con terceros y tiene la función de mensajería online. Ambas para pc y para móviles y tablets

Otra ventaja que nace de las nuevas tecnologías es la de compartir documentos con terceros o guardar toda la documentación en la nube, teniendo disponible cualquier documento desde cualquier ordenador, tablet o móvil conectado a internet, de esta manera podemos consultarlos en cualquier lugar y momento, sin necesidad de cargar pesados expedientes, enviar dicha documentación a terceros o incluso almacenarlos en carpetas públicas y que otros tengan acceso a esos documentos, por ejemplo podemos dar permiso para que nuestro cliente tenga acceso a la carpeta del expediente y el mismo sea capaz de consultar el contenido o añadir documentos, ahorrándole que tenga que trasladarse al despacho para entregárnoslo. Aquí tenemos drive de google, onedrive de microsoft o dropbox, en todos los casos tenemos espacio gratuito suficiente para manejar una considerable documentación y por un módico precio podemos contratar más espacio.

Con estas herramientas podemos mantener un contacto fluido y constante con clientes u otros profesionales, estaremos conectados en todo momento y ofrecemos un valor añadido al cliente que nos diferencia de la competencia, mientras le facilitamos conocer el estado de su procedimiento.

En caso de estar fuera del despacho y querer scanear un documento para enviarlo o almacenarlo en nuestro disco duro o la nube, podemos usar la cámara de nuestro dispositivo móvil y fotografiar el documento para convertirlo en un archivo digital como por ejemplo un pdf. Para ello tenemos aplicaciones gratuitas como camScanner, escaner pdf, smartdoc scanner etc, todas gratuitas y disponibles en la tienda de aplicaciones de nuestro móvil o tablet.

En el día a día de nuestra actividad como profesionales necesitamos herramientas que nos ayuden a gestionar nuestro trabajo, aquí entramos en los gestores de de despachos de abogados o procuradores, que nos ayudan a gestionar clientes, expedientes, agenda, documentos, facturas, gastos, cobros, contabilidad o las relaciones con otros profesionales.

Una herramienta gratuita que recomiendo por ser muy completa, útil, potente y con una interfaz bastante vistosa es abogados-mf, que podemos descargar en abogados-mf.com , facil de descargar, configurar y una vez hecho esto solo hay que introducir datos y acostumbrarse a su uso y manejo. Tiene una gran comunidad de usuarios que aconseja, ayuda y mejora la herramienta de forma altruista a través de un foro específico. Otras herramientas que no he usado son gedex en http://www.brindys.com/es/, con un formato freemium, es decir puede usarse de manera gratuita, si bien hay que pagar para tener una versión más completa que incluye por ejemplo gestión de minutas. Otra opción gratuita es letgram disponible en www.gedepro.com/.

Con esto terminamos esta primera parte de herramientas digitales para abogados, la próxima semana publicaré la segunda parte, donde entraremos en programas para creación de páginas web, servidores para su publicación, herramientas gratuitas para editar texto, hacer hojas de cálculo, presentaciones, bases de datos y otros programas para promocionarnos, elaborar estrategias de marketing y contactar con otros profesionales y clientes.

Si tienes alguna duda, necesitas asesoramiento para implementar alguna de estas herramientas o quieres contactar conmigo, escríbieme a abogado@raulmediavilla.com o contacta a través de mis datos de contacto .

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